Digitale Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Wenn es jedoch um intensiven Austausch, Workshops, Seminare oder strategische Themen geht, setzen Unternehmen weiterhin deutlich auf persönliche Begegnungen. Das zeigen die Ergebnisse einer aktuellen MICE-Umfrage von BWH Hotels Central Europe unter 261 Tagungsplanern, Hoteleinkäufern und Eventorganisatoren aus Unternehmen und Agenturen.
Die Zahlen geben zugleich Hinweise darauf, wie sich der Tagungsmarkt verändert: Präsenz bleibt wichtig, Veranstaltungen werden jedoch gezielter ausgewählt und geplant. Faktoren wie Lage, Erreichbarkeit, professionelle Infrastruktur, Flexibilität und schnelle Kommunikation gewinnen damit zusätzlich an Bedeutung.
Das deutlichste Ergebnis der Befragung: 79 Prozent der Veranstaltungen finden 2026 in Präsenz statt. Hybride Formate erreichen einen Anteil von rund elf Prozent, rein digitale Veranstaltungen acht Prozent. Gleichzeitig wollen 60 Prozent der befragten Planer und Organisatoren ihre Tagungen und Seminare hauptsächlich in klassischen Tagungshotels durchführen.
Auch bei den Veranstaltungsarten zeigt sich ein klares Bild. Besonders häufig werden Tagungen, Seminare und Workshops gebucht. Dabei dominieren überschaubare Formate: 76 Prozent der Veranstaltungen haben bis zu 50 Teilnehmer. Mehr als die Hälfte dauert ein bis zwei Tage und beinhaltet eine Übernachtung; rund ein Viertel wird als reine Tagesveranstaltung durchgeführt. Damit bleibt die klassische Tagung keineswegs ein Auslaufmodell. Vielmehr scheint sich ihre Rolle zu verändern: Wenn Unternehmen Menschen an einem Ort zusammenbringen, soll die gemeinsame Zeit möglichst effektiv genutzt werden.
Besonders interessant wird die Umfrage beim Blick auf die Budgets. 41 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Veranstaltungsbudget unverändert bleibt. Gleichzeitig wollen 42 Prozent die Anzahl ihrer Veranstaltungen reduzieren. BWH Hotels interpretiert die Ergebnisse dahingehend, dass Unternehmen unter Kostendruck selektiver planen und Veranstaltungen stärker bündeln, anstatt den persönlichen Austausch grundsätzlich zurückzufahren. Für Veranstaltungsplaner verändert das die Anforderungen an eine Tagung. Wenn weniger Termine stattfinden, gewinnt die Qualität der einzelnen Veranstaltung an Bedeutung.
Ein Meeting vor Ort muss dann einen Mehrwert schaffen, der über reine Informationsvermittlung hinausgeht: komplexe Themen gemeinsam bearbeiten, Entscheidungen treffen, Wissen vermitteln, neue Ideen entwickeln oder Beziehungen innerhalb eines Teams stärken. Nicht jede Besprechung benötigt einen gemeinsamen Veranstaltungsort. Status-Updates, kurze Abstimmungen oder die reine Weitergabe von Informationen lassen sich häufig effizient digital organisieren. Anders sieht es bei Formaten aus, die stark von Interaktion leben. Workshops, Strategietagungen, Führungskräfte-Offsites oder Teamentwicklungsmaßnahmen profitieren davon, wenn Teilnehmer nicht nur über einen Bildschirm miteinander verbunden sind.
Ein Präsenzformat schafft Raum für spontane Rückfragen und informelle Gespräche zwischen den eigentlichen Programmpunkten. Körpersprache und Reaktionen werden unmittelbarer wahrgenommen. Gruppen können zwischen Plenum, kleineren Arbeitsgruppen und persönlichen Gesprächen wechseln, ohne dass jeder Austausch neu technisch organisiert werden muss.
Hinzu kommt ein Faktor, der bei mehrtägigen Veranstaltungen besonders relevant wird: Die Veranstaltung endet nicht mit dem letzten Agenda-Punkt. Das gemeinsame Frühstück, die Kaffeepause, ein Abendessen oder ein Rahmenprogramm können zusätzliche Begegnungen ermöglichen. Gerade für Teams, die im Arbeitsalltag an unterschiedlichen Standorten arbeiten oder überwiegend digital zusammenkommen, entsteht dadurch ein anderer Raum für persönlichen Austausch. Wie stark auch das Umfeld einer Veranstaltung zu Konzentration und Perspektivwechsel beitragen kann, zeigt unser Beitrag „Produktive Meetings brauchen die richtige Umgebung“.
Wer Mitarbeiter für eine Präsenzveranstaltung zusammenbringt, muss gleichzeitig den organisatorischen Aufwand im Blick behalten. Passend dazu gehören laut der BWH-Umfrage Preis, Lage und Erreichbarkeit weiterhin zu den wichtigsten Kriterien bei der Hotelsuche. Von Veranstaltungsorten erwarten die Befragten außerdem schnelle Reaktionszeiten, persönlichen Service und flexible Lösungen. Damit entsteht für Veranstaltungsorte eine interessante Aufgabe: Sie müssen gut erreichbar sein, gleichzeitig aber einen Rahmen bieten, der sich vom normalen Büroalltag unterscheidet. Genau an dieser Schnittstelle können Standorte im Umfeld großer Wirtschaftszentren interessant werden.
Für Unternehmen aus München und dem süddeutschen Raum bietet sich beispielsweise das oberbayerische Alpenvorland an. Bad Aibling liegt rund 55 Kilometer südöstlich von München. Von München aus ist die Stadt Bad Aibling als Tagungsort mit dem Auto in etwa 50 Minuten und mit der Bahn in rund 45 Minuten erreichbar. Damit lässt sich ein für Präsenzveranstaltungen wichtiger Gegensatz miteinander verbinden: kurze Anreise und spürbarer räumlicher Abstand zum Arbeitsalltag. Gerade für Strategietagungen, Seminare, Workshops und mehrtägige Offsites kann ein Veranstaltungsort außerhalb des eigenen Unternehmens dabei helfen, Routinen für eine begrenzte Zeit hinter sich zu lassen und den Fokus auf die gemeinsame Aufgabe zu richten.
Die Umfrage zeigt zwar eine starke Bedeutung kleinerer Veranstaltungen, dennoch reicht das Spektrum im MICE-Geschäft deutlich weiter. Ein Workshop mit 15 Personen stellt andere Anforderungen an Raum, Technik und Betreuung als eine Tagung mit mehreren hundert Teilnehmern. Bad Aibling begegnet dieser Bandbreite mit einem Verbund aus vier Tagungshotels und dem Kurhaus Bad Aibling. Dadurch stehen unterschiedliche Raumgrößen, Übernachtungsmöglichkeiten und Veranstaltungskonzepte zur Verfügung. Das Kurhaus ermöglicht beispielsweise Veranstaltungen mit bis zu 1.100 Personen und verfügt über sieben flexibel nutzbare Räume.
Persönlicher Austausch allein macht noch keine erfolgreiche Tagung. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter bewusst an einem Ort zusammenbringen, müssen die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen stimmen. Dazu gehören leistungsfähiges WLAN, Präsentationstechnik und flexible Raumkonzepte ebenso wie geeignete Bereiche für kleinere Arbeitsgruppen. Auch Tageslicht, Akustik und unkomplizierte Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsformaten können bei der Planung eine wichtige Rolle spielen. Hybride Technik verliert dabei trotz der starken Präsenzorientierung nicht automatisch an Bedeutung. Auch bei einer überwiegend vor Ort stattfindenden Veranstaltung können einzelne Referenten oder Teilnehmer digital zugeschaltet werden.
Gerade bei ein- oder zweitägigen Veranstaltungen mit Übernachtung lässt sich die gemeinsame Zeit umfassender nutzen. Nach einem intensiven Workshop können gemeinsames Essen, Bewegung oder ein Rahmenprogramm den formellen Teil der Veranstaltung ergänzen. In Bad Aibling bietet das Alpenvorland dafür Möglichkeiten für Outdoor-Aktivitäten, Teamformate, Kulinarik und weitere gemeinsame Erlebnisse. Solche Programmpunkte können insbesondere den informellen Austausch und das persönliche Kennenlernen innerhalb eines Teams unterstützen. Damit wird die Wahl der Destination selbst zu einem Bestandteil der Veranstaltungsplanung: Es geht nicht mehr ausschließlich darum, einen ausreichend großen Tagungsraum zu finden, sondern einen passenden Rahmen für das Ziel der Veranstaltung.
Ein weiteres Ergebnis der Befragung betrifft einen Punkt, der häufig weniger Aufmerksamkeit bekommt: die Angebotsphase.
57 Prozent der Befragten erwarten bei einer MICE-Anfrage eine Reaktion innerhalb von 24 Stunden. Weitere 33 Prozent halten eine Antwort innerhalb von 48 Stunden für ausreichend.
Damit erwarten neun von zehn Befragten innerhalb von maximal zwei Tagen eine Rückmeldung. Für Destinationen, Tagungshotels und Eventlocations wird deshalb nicht nur die Qualität vor Ort zum Wettbewerbsfaktor. Auch die Geschwindigkeit, mit der Anfragen qualifiziert, Kapazitäten geprüft und passende Angebote vermittelt werden, gehört zunehmend zur Servicequalität.
Hier bietet der Verbundgedanke von MICE Bad Aibling einen interessanten Ansatz: Veranstalter erhalten eine zentrale, kostenfreie und neutrale Anlaufstelle für die erste Orientierung und die Auswahl einer geeigneten Tagungsstätte innerhalb des Verbunds.
Die Ergebnisse der MICE-Umfrage sprechen nicht für eine Rückkehr zu alten Gewohnheiten, sondern eher für eine bewusstere Auswahl von Präsenzveranstaltungen. Persönliche Tagungen, Seminare und Workshops bleiben gefragt, während Unternehmen gleichzeitig stärker auf Kosten, Effizienz und organisatorische Qualität achten.
Für Veranstaltungsorte bedeutet das: Ein Raum allein reicht nicht. Gefragt ist das Zusammenspiel aus guter Erreichbarkeit, passender Infrastruktur, flexiblen Möglichkeiten, professioneller Betreuung und einem Umfeld, das persönlichen Austausch unterstützt. Gerade Destinationen im Umfeld großer Wirtschaftszentren können davon profitieren. Bad Aibling verbindet die Nähe zum Wirtschaftsraum München mit unterschiedlichen Tagungshotels und Eventflächen sowie den Möglichkeiten des oberbayerischen Alpenvorlands. Vom kompakten Workshop bis zum größeren Kongress entsteht damit ein Rahmen für genau jene Präsenzformate, die Unternehmen laut aktueller Befragung weiterhin bewusst einsetzen.
Denn wenn persönliche Begegnungen gezielter geplant werden, gewinnt nicht nur die Frage an Bedeutung, ob eine Veranstaltung in Präsenz stattfindet – sondern auch, wo und unter welchen Bedingungen sie stattfindet.
Quelle der Umfragedaten: Die genannten Befragungsergebnisse stammen aus der MICE-Umfrage von BWH Hotels Central Europe unter 261 Tagungsplanern, Hoteleinkäufern und Eventorganisatoren aus Unternehmen und Agenturen, veröffentlicht am 18. August 2026.